Aidez le lecteur à structurer vos pensées sous la forme d'une pyramide

Dans la préparation du document, beaucoup représentent son contenu futur, mais n'ont pas de plan concret - quoi dire et comment le formuler. Ils commencent juste à écrire, en espérant que la structure émergera d'elle-même. Le résultat est un récit erratique que le lecteur devra comprendre.

La raison préfère l'ordre. Il organise même des données aléatoires dans un certain ordre.

Exemple. Les anciens Grecs voyaient dans les amas d'étoiles des figures d'animaux, plutôt que des points de promiscuité.

En lisant, une personne essaie automatiquement d'organiser les informations sous la forme d'une pyramide, dont le fondement est des justifications et des arguments confirmant les conclusions. Sous cette forme, le lecteur est plus facile à "digérer" les informations.

Exemple. «Les sièges étaient froids. J'ai failli me battre. L'Italie a perdu. Ce fut un match de football vraiment terrible. » Une telle «histoire» est très mal structurée, car l'idée clé n'est indiquée qu'à la fin.

Selon la structure de la pyramide, la généralisation est d'abord introduite, puis l'argumentation est donnée. L'histoire ci-dessus est plus facile à comprendre si vous la structurez différemment.

Exemple. «Ce fut un match de football vraiment terrible: des sièges froids, j'ai failli me battre et l'Italie a perdu.»

Regroupez des idées similaires, puis exprimez chaque groupe en une phrase

Lors de la construction d'une pyramide, utilisez l'approche ascendante: dressez d'abord la liste de toutes les thèses, en regroupant celles qui mènent à la même conclusion. Exprimez ensuite chaque groupe en une phrase. Chacune de ces généralisations est le sommet de la pyramide.

Répétez la procédure pour les autres groupes. En conséquence, l'idée principale de l'ensemble du document sera exprimée en une phrase. Votre pyramide est prête.

Exemple. Les thèses «notre clientèle augmente», «chaque client achète plus» et «nous avons augmenté nos prix» peuvent s'exprimer en une phrase: «nos ventes augmentent». Ensuite, vous pouvez regrouper cette généralisation avec d'autres, par exemple, avec «nos coûts fixes sont réduits» et «nos coûts variables sont réduits», et exprimer ce nouveau groupe avec une phrase générale: «nos revenus augmentent».

Le regroupement et la synthèse sont simples, mais vous devez respecter les règles de base:

1. Toute pensée exprimée dans une pyramide doit être une brève description des thèses groupées. N'utilisez jamais de généralisations dénuées de sens telles que "il y a trois raisons pour entrer sur le marché autrichien". Il s'agit d'un gribouillis supplémentaire, car l'auteur n'a pas pris la peine de généraliser trois raisons au lecteur.
2. Les résumés de tout groupe doivent être logiquement similaires et au même niveau d'abstraction. Autrement dit, un groupe ne peut pas être composé de «pommes», de «fruits» et de «table»: une pomme et une table ne sont logiquement pas similaires, et «fruit» est un terme abstrait se référant à un niveau supérieur de la pyramide.

Justification: tirer des conclusions de la chaîne de données en utilisant la déduction

Toute généralisation dans la pyramide devrait poser une question au lecteur, dont la réponse sera donnée plus loin. La réponse est formulée par la méthode de déduction.

La déduction est un processus de raisonnement dans lequel des conclusions sont tirées d'hypothèses.

Exemple. D'après les hypothèses «tout le monde est mortel» et «Goliath est un homme», il s'ensuit que «Goliath est mortel». Ensuite, vous pouvez résumer tout le processus du raisonnement déductif: "Goliath est un homme, il est mortel".

Pour des recommandations, utilisez l'ordre de déduction inversée.

Exemple. «Nous devons embaucher un candidat capable de lire. Le candidat A peut lire. Par conséquent, nous devons embaucher le candidat A. » Ainsi, l'ordre hypothèse-hypothèse-conclusion masque les informations principales jusqu'à la fin.Les recommandations bénéficient généralement de l'ordre inverse: «Nous devons embaucher le candidat A, car nous avons besoin de quelqu'un qui sait lire, mais il peut.

Bien que le raisonnement déductif soit un processus simple et naturel, il ne devrait pas être utilisé dans une argumentation complexe, où plusieurs niveaux de justification sont nécessaires pour confirmer les hypothèses.

Si vous essayez de justifier la conclusion d'un document complexe par déduction, la première hypothèse est susceptible d'avoir plusieurs niveaux de justification à travers lesquels le lecteur devra «passer à travers» pour aborder la deuxième hypothèse. Cette logique est très difficile à suivre.

Justification: tirer des conclusions d'un groupe de thèses similaires par induction

Si la généralisation dans la pyramide ne peut pas être confirmée par déduction, utilisez une forme de raisonnement plus créative - l'induction. L'induction tire une conclusion d'un ensemble d'idées, en un sens, similaires.

Exemple. La conclusion «Einstein était un génie» est confirmée par des généralisations telles que «étudié la théorie de la relativité», «étudié la gravité» et «étudié la constante cosmologique».

En induction, l'ordre logique des arguments n'est pas aussi évident qu'en déduction. Pour rendre l'idée intuitive pour le lecteur, l'ordre doit être déterminé par la base du regroupement. Si vous avez regroupé des parties de l'ensemble, par exemple, les divisions de l'entreprise, organisez-les en fonction de leur structure, similaire à la structure de l'organisation.

Utiliser le principe MECE (le principe de dispositions mutuellement exclusives et exhaustives). Autrement dit, les divisions de l'entreprise ne dupliqueront pas les fonctions dans plusieurs divisions, mais en même temps, les parties combinées ensemble décriront l'organisation sans rien perdre.

Si le regroupement consiste en recommandations, organisez-les par ordre chronologique, en commençant par la première.

Exemple. En résumant «Embaucher un nouvel assistant», l'ordre de regroupement: «Placer un poste vacant, inviter des candidats à un entretien, prendre une décision d'embauche.»

Si vous avez classé des éléments en fonction de certaines caractéristiques communes, organisez-les en fonction du niveau de caractéristique de chaque élément.

Pour formuler des recommandations, aborder le problème d'un point de vue systématique et le visualiser à l'aide d'arbres logiques

Les documents commerciaux fournissent souvent des recommandations pour résoudre un problème. Utilisez le processus de résolution de problèmes simple pour faire des recommandations.

1. Identifiez le problème en termes clairs et mesurables.

Exemple. «L'usine perd trois heures de travail par jour; comment éviter cela? »

2. Découvrez exactement quel est le problème.

Exemple. "Le problème n'est pas dans les personnes ou les matières premières, mais dans l'équipement: il se décompose tous les jours."

3. Creusez plus profondément - découvrez pourquoi le problème existe.

Exemple. "Les assistants ne sont pas correctement formés." Cela vous permet d'identifier des actions pour résoudre le problème. Par exemple, «Désignez des enseignants responsables ou invitez des enseignants externes».

Pour résoudre un problème, vous pouvez le visualiser à l'aide d'une arborescence logique. Un arbre logique est un diagramme simplifié de branchements de gauche à droite.

Exemple. Arbre de profit: le mot «profit» forme un tronc d'arbre et est divisé en deux branches: «ventes» et «coûts». Les «dépenses» se divisent en «constantes» et «variables» etc.

Au final, l'arbre sera tellement détaillé que les problèmes et leurs sources deviendront apparents. Dans cet exemple, vous pouvez comprendre que les bénéfices sont réduits en raison de la hausse des coûts de certains matériaux.

Structurez les recommandations en fonction du résultat que vous pouvez obtenir

Vous avez trouvé une solution au problème du lecteur. Vous devez maintenant le convaincre d'agir. Faites des recommandations aussi convaincantes que possible.

En donnant une recommandation, vous faites une proposition d'action visant à atteindre le résultat souhaité.Actions de groupe basées sur le résultat que vous vous efforcez d'atteindre et décrivez-le afin de pouvoir plus tard comprendre s'il a été atteint.

Exemple. Le lecteur veut augmenter ses profits.

Les recommandations mal structurées ressemblent à ceci:

1. Indicateurs de l'étude:

• productivité des plantes;
• satisfaction du client.

2. Mener la formation plus souvent:

• le personnel de l'usine;
• personnel de vente.

Il existe deux principaux problèmes dans une telle structure: premièrement, bien que les actions groupées aient une ressemblance externe, elles visent à obtenir des résultats différents; deuxièmement, les résultats souhaités doivent être détaillés afin de juger ultérieurement s'ils ont été atteints.

Ainsi, la structure suivante est plus claire et convaincante:

1. Augmentation de 5% des ventes au prochain trimestre:

• examiner la satisfaction des clients;
• Enseignez plus souvent à votre équipe de vente.

2. Réduction des coûts de production de 2% au prochain trimestre:

• étudier la productivité des plantes;
• Enseignez plus souvent au personnel de l'usine.

Les actions sont désormais regroupées en fonction des résultats souhaités. Par la suite, on peut facilement juger si les objectifs ont effectivement été atteints.

Utilisez l'introduction pour informer le lecteur des points clés du document au cours des 30 premières secondes de lecture.

Chaque document doit commencer par une brève introduction pour alimenter l’intérêt du lecteur et préparer le terrain pour résoudre le problème.

Le moyen le plus simple de susciter l’intérêt du lecteur et de se concentrer sur le document est de présenter l’introduction sous la forme d’une histoire. Commencez par une description de la situation (situation actuelle), identifiez le problème et, enfin, proposez une solution.

Exemple. Situation - «ArgonEx envisage d'investir dans de nouvelles mines en Autriche.» Problème: «ArgonEx est difficile à pénétrer sur un nouveau marché.» Pour que le lecteur soit d'accord avec vos déclarations, la situation et la complexité doivent lui être familières.

Le problème devrait poser au lecteur des questions telles que «Que faut-il faire?». Le texte principal du document contient une réponse détaillée à cette question, mais dans les 30 premières secondes de lecture, une idée générale de votre opinion devrait se développer.

Dans l'introduction, vous exprimerez le point principal, ainsi que les arguments les plus importants:

Exemple. «(Faits saillants) ArgonEx peut pénétrer le marché autrichien en achetant un acteur du marché existant, car (1) les permis d'exploitation sont rarement délivrés à des sociétés étrangères, (2) les sociétés minières locales sont vendues à bas prix et (3) les concurrents ont subi d'énormes pertes dans des situations similaires essayer d'agir de leur propre chef. "

Utilisez des en-têtes et une mise en forme pour illustrer la structure de la pyramide.

Pour guider le lecteur à travers la structure de la pyramide, démontrez-la d'abord. La méthode la plus populaire est celle des en-têtes indiquant les niveaux et les groupes d'idées. Utilisez des retraits pour souligner les niveaux de la pyramide, des nombres décimaux sont également souvent ajoutés (1, 1.1, 1.1.1). Exemple:

Nom du document

Ici, ils écrivent une introduction et indiquent l'argument principal, ainsi que les idées principales des sections.

1. La première section

Imaginez toujours un groupe de rubriques et de points clés.

1.1. Première sous-section

L'idée de cette sous-section est étayée par les paragraphes numérotés suivants.

1.1.1. Confirme l'idée de la première sous-section

1.1.2. Confirme l'idée de la première sous-section

1.2. Deuxième sous-section

2. La deuxième section

2.1. Première sous-section

2.2. Deuxième sous-section

Les lecteurs, en règle générale, lisent couramment les titres, il n'est donc pas nécessaire d'y investir l'idée principale. Soyez bref, exprimant l'essence de la section. Lorsque l'utilisation des titres semble trop formelle, essayez de mettre en évidence les principaux points, arguments, etc. dans le texte.

Dans les messages très courts, l'indentation est le moyen le plus approprié de transmettre une structure simple. Exemple:

Pour appeler lundi, j'ai besoin des données suivantes pour le Japon:

• Volume des ventes
• Dépenses
• Tendances du marché

Utilisez des transitions claires entre les groupes d'arguments pour que le lecteur ne perde pas de fil

Même la structure la plus logique de la pyramide est inutile si le lecteur ne suit pas le rythme. En se déplaçant entre les sections et les sous-sections, le lecteur doit savoir quand la transition se produit. Une façon consiste à indiquer les principales conclusions de la précédente au début d'une nouvelle section.

Exemple. Si dans le dernier chapitre il y a une généralisation "ArgonEx a trop de stocks", le chapitre suivant sur la logistique peut être démarré comme suit: "En plus de trop de stocks, les processus logistiques d'ArgonEx sont inefficaces." Le lecteur comprendra donc que vous êtes passé à un nouveau sous-segment de la pyramide.

Si le chapitre est particulièrement long et complexe, complétez-le par un bref résumé des principaux points avant de poursuivre.

Si le document se compose de recommandations, vous pouvez le conclure avec une section simple et pratique «Actions supplémentaires».

La chose la plus importante

Structurez soigneusement vos pensées avant de commencer à écrire.

Comment structurer efficacement les idées

• Aidez le lecteur à construire des pensées sous la forme d'une pyramide;
• Regroupez des idées similaires, puis exprimez chaque groupe en une phrase;
• Justification: tirer des conclusions de la chaîne de données en utilisant la méthode de déduction;
• Justification: tirer des conclusions d'un groupe de points similaires par induction.

Comment faire des recommandations utiles

• Abordez le problème d'un point de vue systématique et visualisez-le à l'aide d'arbres logiques;
• Structurez vos recommandations en fonction du résultat que vous pouvez obtenir avec elles.

Comment exprimer la structure souhaitée en mots

• Utilisez l'introduction pour informer le lecteur des points clés dans les 30 premières secondes de lecture;
• Utilisez des en-têtes et une mise en forme pour illustrer la structure de la pyramide;
• Utilisez des transitions claires entre les groupes d'arguments pour que le lecteur ne perde pas le fil.